HUISHOUDELIJK REGLEMENT
(Cursiefvet is een aanvulling of tekstwijziging)
LEDEN
Artikel 1 (artikel 4 en 5 Statuten)
1 .Aanmelding voor het lidmaatschap van de vereniging geschiedt schriftelijk bij het secretariaat van de vereniging.
2. Het Verenigingsbestuur beslist over toelating.
3. Indien toelating wordt geweigerd, dient deze weigering binnen één maand na het besluit
schriftelijk en met redenen omkleed aangetekend, door of namens het Verenigingsbestuur aan de betrokkene te worden medegedeeld.
4. Adreswijzigingen dienen binnen veertien dagen aan de ledenadministratie te worden gemeld.
5. Leden van de vereniging worden lid van één of meer Afdelingen door zich als zodanig bij het Verenigingsbestuur op te geven. De Afdeling Openbare Bibliotheken kent geen lid-instellingen als genoemd in artikel 4.1 b van de Statuten.
BEROEP
Artikel 2 (artikel 7 en 9 Statuten)
1 .Degene die niet tot het lidmaatschap van de vereniging wordt toegelaten, kan binnen één maand na ontvangst van de in art. 1.3 genoemde mededeling beroep aantekenen bij de algemene ledenvergadering.
2. Hij dient daartoe binnen deze termijn een schriftelijke mededeling van zijn bezwaren te zenden aan het Verenigingsbestuur ter attentie van de secretaris.
3. Het beroep zal schriftelijk aan de eerstvolgende ledenvergadering worden voorgelegd.
4. Degene die beroep aantekent, wordt in de gelegenheid gesteld in deze vergadering zijn zaak te bepleiten.
5. De uitspraak van de algemene ledenvergadering over dit beroep geschiedt met gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.
6. Degene die op basis van art. 9.8 van de statuten beroep wil aantekenen tegen de opzegging van of de ontzetting uit het lidmaatschap, kan beroep instellen bij de algemene ledenvergadering.
7. Hij dient daartoe binnen één maand na ontvangst van de in art. 9. 1 c of art. 9. 1 d van de statuten genoemde mededeling schriftelijk aan het Verenigingsbestuur ter attentie van de secretaris; mee te delen, dat hij in beroep gaat bij de algemene ledenvergadering, met vermelding van de gronden.
8. Het Verenigingsbestuur legt dit bezwaar aan de eerstvolgende ledenvergadering voor.
9. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld zijn beroep aldaar toe te lichten.
10. De algemene ledenvergadering doet over het beroep uitspraak in een stemming met gewone meerderheid der uitgebrachte geldige stemmen.
CONTRIBUTIES
Artikel 3 (artikel 8 Statuten)
1 .De persoonlijke leden en de lid-instellingen zijn over eik verenigingsjaar of verenigingshalfjaar, waarin zij lid zijn van de vereniging, een contributie verschuldigd.
2. Het bedrag van de contributie voor het komende jaar wordt jaarlijks op voorstel van het Verenigingsbestuur door een algemene ledenvergadering vastgesteld.
3. De contributie over een verenigingsjaar dient vóór 1 maart van dat verenigingsjaar te zijn voldaan; contributies die op die datum nog niet zijn voldaan worden verhoogd met adrninistratiekosten.
4. Bij het niet nakomen van de onder lid 3 vermelde verplichting zal de betrokkene namens de penningmeester schriftelijk tot betaling worden gemaand.
5. indien op 1 juli van het lopend verenigingsjaar nog geen betaling heeft plaatsgevonden, kan het Verenigingsbestuur het lidmaatschap van de betrokkene met onmiddellijke ingang als vervallen verklaren.
6. De opzegging ontslaat het lid niet van zijn verplichting de contributie over de eerste helft van het lopend jaar te voldoen.
7. Persoonlijke leden, die niet meer in actieve dienst zijn, kunnen in bijzondere gevallen, desgevraagd,
door het Verenigingsbestuur geheel of gedeeltelijk van contributiebetaling worden vrijgesteld.
DONATEURS
Artikel 4 (artikel 4 en 6 Statuten)
1 .Aanmelding voor het donateurschap van de vereniging geschiedt schriftelijk bij het secretariaat van de vereniging.
2. Een minimum-bedrag voor donaties wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld, al dan niet
op voorstel van het Verenigingsbestuur.
AFDELINGEN
Artikel 5 (artikel 10 Statuten)
1 .Iedere Afdeling kent een ledenvergadering, die bestaat uit de persoonlijke leden en de daartoe aangewezen vertegenwoordigers van lid-instellingen. De leden van beide categorieën dienen zich bij het Verenigingsbestuur als lid van de Afdeling te hebben opgegeven.
2. Iedere Afdeling legt in een reglement, behoudens het gestelde in het onderhavige artikel, in ieder geval
vast: samenstelling, benoeming en ontslag van het bestuur, de werkwijze en de verslaglegging van de Afdeling. Het reglement behoeft de goedkeuring van het Verenigingsbestuur dat de bepalingen toetst aan de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
3. De ledenvergadering van de afdeling is bevoegd tot wijziging van het afdelingsreglement. Het besluit tot wijziging kan eerst na goedkeuring van het Verenigingsbestuur in werking treden.
4. Jaarlijks brengen de besturen van de Afdelingen aan de betreffende ledenvergaderingen verslag uit van de activiteiten in het afgelopen jaar. Tevens brengen de besturen verslag uit aan het Verenigingsbestuur volgens artikel 10.7 van de Statuten. Daarnaast verstrekken de besturen ieder jaar vóór 1 5 februari
een kort verslag aan het Verenigingsbestuur ter publikatie in het jaarverslag van de vereniging.
5. De Afdelingen ontvangen jaarlijks een vast bedrag per afdelingslid. Als bewijs van het aantal
aangesloten leden geldt de ledenadministratie van de vereniging. Afdelingen zijn in geen geval gerechtigd zelf contributie te heffen.
6. Het Verenigingsbestuur kan daarenboven in bijzondere gevallen besluiten tot extra financiële steun aan Afdelingen.
7. De Afdelingen kunnen zelf beschikken over eigen inkomsten. De betreffende gelden worden in een afzonderlijke boekhouding geadministreerd.
8. De Afdelingsbesturen leggen jaarlijks aan de betreffende ledenvergadering rekening en verantwoording af van het gevoerde financiële beleid en beheer, daarbij inbegrepen gelden uit eigen inkomsten. Tevens leggen de besturen rekening en verantwoording af aan het Verenigingsbestuur volgens artikel 10.7 van de Statuten.
9. De besturen van Afdelingen doen binnen een cluster van Afdelingen, bij voorkeur uit hun midden, een voordracht voor een lid van het Verenigingsbestuur.
Er zijn vier clusters; cluster 1 wordt gevormd door de afdelingen Serials Group, Literatuuronderzoekers en VOGIN; cluster 2 door de afdelingen Wetenschappelijke Bibliotheken en Hogeschool Bibliotheken; cluster 3 door de afdeling Openbare Bibliotheken; cluster 4 door de afdelingen Speciale Bibliotheken, Biomedische Informatie, Juridische Informatie.
10. Tot het jaar 2001 beschikt VOGIN over een kwaliteitszetel in het Verenigingsbestuur.
Nieuw te vormen Afdelingen zullen in één der vier clusters worden ondergebracht.
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 6 (artikel 12 Statuten)
1 . De leden komen bij voorkeur twee maal doch minimaal éénmaal per verenigingsjaar in algemene ledenvergadering bijeen, te weten altijd voor het einde van de maand juni (de jaarvergadering) en bij voorkeur tevens in de periode van 1 september tot 31 december (najaarsledenvergadering).
2. De ledenvergaderingen kunnen worden bijgewoond door belangstellenden. Onder belangstellenden worden verstaan door het Verenigingsbestuur of door de leden bij het Verenigingsbestuur géintroduceerde natuurlijke personen. Het Verenigingsbestuur heeft het recht ten aanzien van deze introductie beperkende voorwaarden te stellen.
3. Bij de oproep tot een algemene ledenvergadering is een agenda gevoegd waarin onder meer wordt verwezen naar de gepubliceerde concept-notulen van de voorgaande ledenvergadering.
4. De algemene ledenvergadering zal uitsluitend bevoegd zijn tot het nemen van besluiten over
onderwerpen als zodanig vermeld op de agenda van de desbetreffende vergadering.
5. Tijdig, doch uiterlijk in de oproep tot de algemene ledenvergadering, deelt het Verenigingsbestuur aan de leden schriftelijk mede welke vacatures ter vergadering vervuld moeten worden.
6. Voorstellen van afdelingen, commissies of leden dienen tenminste twee maanden vóór een algemene ledenvergadering te zijn ingediend bij de secretaris van de vereniging.
7. Van elke ledenvergadering worden door of namens de secretaris notulen gehouden, welke na goedkeuring in de volgende algemene ledenvergadering door de voorzitter en de secretaris worden getekend.
VERENIGINGSBESTUUR
Artikel 7 (artikel 14, 15 en 16 Statuten)
1. Van de zes leden van Verenigingsbestuur B, die benoemd worden door de Algemene Ledenvergadering op voordracht van het Verenigingsbestuur dienen maximaal drie leden, naast het lidmaatschap van de NVB, tevens over nauwe banden te beschikken met verwante beroepsgroepen. Hiervan is een zetel tot 2001 bezet door VOGIN.
2. De vier leden van Verenigingsbestuur A, die benoemd worden door de Algemene ledenvergadering op voordracht van de Afdelingsbesturen, geschiedt de voordracht op de wijze in art. 5.9 van dit reglement beschreven.
3. Kandidaten dienen vooraf een bereidverklaring af te geven dat zij bij eventuele verkiezing hun functie zullen aanvaarden.
4. Het Verenigingsbestuur stelt binnen de bepalingen van art. 14.1 en 14.7 van de statuten een rooster van aftreden op. Hierbij zal gelijktijdig aftreden van leden van het bestuur zoveel mogelijk worden tegengegaan om te allen tijde over voldoende bestuurskracht en continuïteit te beschikken.
5. Onkosten, gemaakt ten behoeve van de vereniging, worden vergoed volgens door het Verenigingsbestuur vast te stellen regels.
6. Het Verenigingsbestuur kan de vereniging (doen) vertegenwoordigen in commissies en besturen, voorzover deze het werkterrein van de vereniging betreffen.
VOORZITTER EN VICE-VOORZITTER
Artikel 8
1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het Verenigingsbestuur en de ledenvergaderingen.
2. Bij verhindering wordt de voorzitter vervangen door de vice-voorzitter en bij ontstentenis van deze door een ander lid van het Verenigingsbestuur.
3. De voorzitter ondertekent met de secretaris de notulen van vergaderingen van het Verenigingsbestuur en ledenvergaderingen, alsmede stukken:
Ø waarmee opvattingen, de doelstelling van de vereniging rakende, naar buiten worden gebracht;
Ø waarmee de vereniging verplichtingen aangaat;
Ø waarmee de representatie van de vereniging gediend is.
4. De voorzitter is naar buiten toe woordvoerder van de vereniging, tenzij hij deze taak aan een ander heeft gedelegeerd. Indien een delegatie wordt toegepast, dient het betrokken lid over zijn activiteiten aan het Verenigingsbestuur te rapporteren.
SECRETARIS
Artikel 9
De secretaris zorgt dat notulen worden gehouden van het verhandelde op vergaderingen van het Verenigingsbestuur en ledenvergaderingen.
Hij stelt jaarlijks een schriftelijk verslag samen over de werkzaamheden van de vereniging in het
afgelopen jaar. In de jaarvergadering wordt dit verslag ter goedkeuring voorgelegd.
Vaste bestanddelen van het jaarverslag zijn:
a. gegevens over het ledenbestand;
b. gegevens over ondernomen activiteiten;
e. informatie over afdelingen en commissies;
d. informatie over contacten met verwante organisaties;
e. informatie over andere belangrijke zaken, die aan de orde waren.
3. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van het verenigingsarchief.
4. De secretaris ondertekent, met inachtneming van het bepaalde in art. 8.3 alle van de vereniging uitgaande stukken behalve de stukken welke betrekking hebben op:
a. het financiële beheer van de vereniging;
b. de activiteiten van de afdelingen en commissies.
5. De secretaris convoceert de vergaderingen van het Verenigingsbestuur en ledenvergaderingen en stelt daarvoor een agenda op.
6. De secretaris geeft leiding aan het Verenigingsbureau en draagt daarvoor de verantwoordelijkheid.
PENNINGMEESTER
Artikel 10
1. De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen van de vereniging.
2. In de jaarvergadering legt het Verenigingsbestuur rekening en verantwoording af omtrent het financiële beheer gedurende het afgelopen verenigingsjaar, nadat de boeken en bescheiden van de penningmeester door de kascontrolecommissie zijn nagezien. Hij stelt daartoe een financieel verslag op over het afgelopen verenigingsjaar.
3. De penningmeester stelt in de loop van het verenigingsjaar een begroting op voor het volgende jaar. Deze begroting wordt door het Verenigingsbestuur aan de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring en vaststelling voorgelegd.
4. De penningmeester ondertekent alle van de vereniging uitgaande stukken die betrekking hebben op financiële transacties.
VERGADERINGEN VAN HET VERENIGINGSBESTUUR
Artikel 11 (artikel 17 statuten)
1. Het Verenigingsbestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar, of zo vele malen als de voorzitter of tenminste twee leden van het Verenigingsbestuur dit wenselijk achten; de vergaderdata worden bij voorkeur geruime tijd vooraf vastgelegd in een vergaderschema.
2. Vergaderingen van het Verenigingsbestuur worden door de secretaris bijeengeroepen door middel van een schriftelijke convocatie, vermeldende tijd en plaats der vergadering en de te behandelen onderwerpen. De convocatie zal tenminste zeven dagen voor de datum van de vergadering ter kennis van de leden van het Verenigingsbestuur worden gebracht.
3. Van elke vergadering van het Verenigingsbestuur worden door of namens de secretaris notulen gehouden, welke na goedkeuring in de volgende vergadering door de voorzitter en de secretaris voor akkoord worden getekend.
COMMISSIES
Artikel 12 (artikel 11 Statuten)
1. a. Bij de instelling dient te worden bepaald of de commissie een permanente of een ad hoc commissie zal zijn; een schriftelijke taakomschrijving dient door het Verenigingsbestuur te worden verstrekt.
b. De taakomschrijving dient te omvatten: omschrijving van het werkterrein; de te volgen procedures;
de tijdsduur van de activiteiten.
2. Ad hoc commissies worden na het volbrengen van hun taak ontbonden.
3. a. De leden van de Commissie worden benoemd door het Verenigingsbestuur.
b. Het Verenigingsbestuur bepaalt per geval of een commissiecoördinator uit het Verenigingsbestuur aan de te vormen Commissie moet worden toegevoegd.
4. De Commissie kiest uit haar midden een voorzitter en secretaris.
5. Een Commissie rapporteert periodiek aan het Verenigingsbestuur over haar activiteiten; leder jaar vóór 15 februari verstrekt de commissie een kort verslag over haar activiteiten aan het Verenigingsbestuur ter publikatie in het jaarverslag van de vereniging.
6. Commissies treden niet zelfstandig naar buiten zonder toestemming van het Verenigingsbestuur.
7. Op commissieleden is artikel 7.5 van dit reglement van toepassing.
KASCONTROLE-COMMISSIE
Artikel 13 (artikel 18 Statuten)
1 . De commissie bestaat uit twee leden, welke zitting hebben gedurende een periode van twee jaar. Zij treden af volgens rooster en zijn niet terstond herkiesbaar.
2. De algemene ledenvergadering kan besluiten tot de benoeming van een reservelid voor de commissie. Dit reservelid treedt in functie indien een lid van de commissie niet in staat is zijn functie uit te voeren, wiens plaats het reservelid dan inneemt. Een reservelid wordt, wanneer hij niet in functie is getreden, geacht geen deel uit te maken van de commissie.
3. Tijdig voor de jaarvergadering controleert de commissie de boeken en bescheiden van de penningmeester en brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit aan de jaarvergadering.
4. Bij voorkeur treedt het langstzittende commissielid op als voorzitter.
STEMMEN
Artikel 14 (artikel 19 Statuten)
1. Voorzover in de statuten of in dit reglement geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden besluiten genomen met meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot. Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen die het grootste aantal stemmen verkregen, zo nodig na tussensternming.
2. De vereniging kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid worden gesteld hun stem uit te brengen en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Een besluit geldt als genomen, indien de vereiste meerderheid van alle leden zich vóór het voorstel heeft verklaard.
3. De voorzitter bepaalt de wijze waarop stemmingen in een vergadering worden gehouden, met dien verstande dat indien één of meer leden zulks verlangen, stemmingen over personen schriftelijk geschieden.
4. Het door de voorzitter ter vergadering uitgesproken oordeel dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
STEMBUREAU
Artikel 15
1. In geval van schriftelijke stemming benoemt de voorzitter van de algemene ledenvergadering een stembureau, bestaande uit drie personen.
2. Het stembureau ontvangt en opent de stembiljetten, beslist over de geldigheid der biljetten en stelt de uitslag van de stemming vast.
3. Blanco stemmen, alsmede onjuist ingevulde stembiljetten, worden beschouwd als niét te zijn uitgebracht, doch dienen bij de uitslag vermeld te worden.
COMMISSIE VAN GESCHILLEN
Artikel 16
1. Er kan een commissie van geschillen ingesteld worden.
2. De commissie bestaat uit drie leden en drie plaatsvervangende leden, allen persoonlijk lid of lid van verdienste van de vereniging, die uit hun midden een voorzitter aanwijzen.
3. De leden van de commissie van geschillen worden benoemd en ontslagen door de algemene ledenvergadering op aanbeveling van hetzij de commissie zelf, hetzij het Verenigingsbestuur, hetzij een Afdeling. Een benoeming geldt voor de tijd van ten hoogste drie jaar. Zij treden af volgens een door de commissie op te stellen rooster en zijn na hun aftreden herbenoembaar.
4. De commissie van geschillen heeft tot taak te bemiddelen in geschillen ontstaan tussen haar leden en haar organen, alsmede tussen organen van de vereniging onderling.
5. De commissie van geschillen oefent haar taak slechts uit indien haar daarom door een belanghebbende schriftelijk en gemotiveerd is verzocht. Indien haar bemiddeling is verzocht, bepaalt de commissie of de verzoeker belanghebbende is en of een geschil aanwezig is; zij doet van haar oordeel te dier zake zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de betrokkenen. Ingeval het Verenigingsbestuur geen partij is in het geschil doet de commissie van een bij haar aanhangig gemaakt geschil onverwijld mededeling aan het Verenigingsbestuur. Indien de bemiddeling door de commissie van geschillen niet binnen drie maanden, nadat daarom werd verzocht, heeft geleid tot beëindiging van het geschil, geeft de commissie binnen een maand haar oordeel en doet dit schriftelijk aan de betrokkenen en aan het Verenigingsbestuur toekomen.
6. De leden en organen van de vereniging verlenen de commissie desverzocht alle medewerking die zij voor de uitoefening van haar taak verlangt.
7. Het oordeel van de commissie van geschillen is steeds gebaseerd op besluiten, genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin tenminste twee van haar leden, onder wie de voorzitter, aanwezig zijn.
8. De commissie van geschillen doet, indien zij zulks nodig oordeelt, van haar werkzaamheden verslag in het jaarverslag van de vereniging.
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 17
1. Beslissing over wijziging van het huishoudelijk reglement der vereniging kan alleen worden genomen in een algemene ledenvergadering met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
2. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement treden - na aangenomen te zijn - direct in werking.
Artikel 18
In de gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het Verenigingsbestuur.
Vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 8 februari 1999 te Utrecht.
 | 
