STRIX - ZIEKENHUISWERKGROEP

---

We leven in het tijdperk van de automatisering.
Dat geldt ook voor de ziekenhuisbibliotheken. Sommigen zijn al een tijd bezig, anderen willen hier binnenkort mee beginnen. Maar hoe pak je nu zoiets aan?
Een paar ziekenhuisbibliotheken zijn hier al enkele jaren mee bezig. Beter dan wie ook ondervonden zij hoe belangrijk het is om ervaringen uit te wisselen. Hieronder volgt hun relaas.

Bij ieder automatiseringsplan zal vooraf de vraag gesteld moeten worden : "Waarom automatisering?" Hiervoor is nodig een vooronderzoek ( fase 1 )

• wat zijn de doelstellingen ( kwaliteitsverbetering; verbetering administratiebeheer of misschien alleen bezuiniging op personeel? )
• over welke faciliteiten beschikt de bibliotheek? ( apparatuur, personeel, financiële ruimte? )
• samenstelling collectie?
• ontsluitingssystemen nu en in de toekomst?

a. bij de voorbereiding

• het tevoren goed opzetten c.q. aanpassen van een rubrieksin- deling of classificatiesysteem
• bestaande titelbeschrijvingen controleren en aanvullen met nieuwe gegevens zoals ISBN nr, trefwoorden etc.
• eventueel verwijderen van verouderd materiaal

• invoering van titelbeschrijvingen
• controle ingevoerde gegevens
• afdrukken van gesorteerde overzichten b.v. aanwinstenlijsten
   

Deze werkgroep waarin vertegenwoordigd zijn : vier algemene ziekenhuizen, drie psychiatrische ziekenhuizen en een revalidatiecentrum heeft haar bevindingen gepubliceerd in het Rapport Automatisering Ziekenhuisbibliotheken (1). Hierin worden de volgende doelstellingen geformuleerd :

• verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening
• efficiënter beheer
• streven naar standaardisatie met het oog op toekomstige onderlinge samenwerking
   

Deze katalogus zou moeten dienen als basis voor verdere automatisering van de bibliotheekadministratie b.v. besteladministratie, uitleenadministratie, tijdschriftencirculatie en -registratie etc.

Het vooronderzoek was nu afgerond maar voor velen betekende dat nog niet dat direkt geld beschikbaar was om daadwerkelijk te beginnen. Voor drie ziekenhuizen was dat wel het geval. Zij besloten in 1986 samen verder te gaan en kozen voor het programma Strix.

Waarom STRIX ?

• goede toegankelijkheid d.m.v. zoeken zowel op indextermen als op woorden die in de tekst voorkomen ( free text)
• een diepgaande ontsluiting d.m.v. Booleaanse operatoren
• gebruikersvriendelijk door toepassing van menu's
• flexibele bestandsdefinitie
• meerdere bestanden voor diverse toepassingen kunnen gedefi- niëerd worden
• grote capaciteit : elk bestand binnen Strix kan max. 32000 records (dokumentbeschrijvingen) bevatten
• variabele veldlengte
• beveiliging d.m.v. wachtwoorden
• uitwisselen van bestanden (zgn. batch toevoegen)
• sorteren en afdrukken in gewenste lay-out mogelijk d.m.v.aparte hulpprogramma's Stsort en Stpres

Vooral dit laatste punt is belangrijk omdat men hierdoor de automatisering gefaseerd kan aanpakken, ook in financiëel opzicht.

Inmiddels zijn we drie jaar verder. Duidelijk is dat het uitgebreide vooronderzoek niet voor niets is geweest.
Het periodiek overleg tussen de deelnemende partners blijkt uiterst nuttig en stimulerend te zijn geweest en is dat nog steeds. Het heeft o.a. geleid tot duidelijke afspraken (vastgelegd in een afsprakenlijst) b.v. enkele richtlijnen voor dokumentbeschrijvingen, ontsluitingsmethoden.
Het opzetten van een gezamelijke trefwoordenlijst is een van de belangrijkste werkzaamheden binnen het project. Gekozen is voor trefwoorden in de Nederlandse taal en bedoeld voor alle gebruikersgroepen binnen het ziekenhuis, dus niet alleen de medische.
Het project is van het begin af aan begeleid door Info Management (Gerlinda Scheepsma / Sonja Bloemers).

De werkgroep wil deze ervaringen waarin zoveel tijd en energie is gestoken, graag beschikbaar bestellen aan belangstellende collega's . Hiervoor kan men contact opnemen met het secretariaat, bij wie men zich ook kan aanmelden voor deelname aan de Werkgroep.

Conclusie
Het pakket voldoet in grote lijnen aan de verwachtingen van de Strix-ziekenhuiswerkgroep zoals hierboven geformuleerd. Verwachtingen die overeenkomen met de bevindingen van de Werkgroep Automatisering SSB zoals onlangs gepubliceerd in Open (2).

Literatuur :
 

1. Automatisering ziekenhuisbibliotheken : interim rapport van de Landelijke Werkgroep Automatisering Ziekenhuisbibliotheken (LWAZ). 1985
2. Ervaringen met Strix en dLib / Werkgroep Automatisering SSB Open 21(9) : 316-18 , 1989
3. Het terugzoeken van tekstgegevens in de medische omgeving /L.Biekart-Hanhart ; D.R.F.van Bremen Ned.Tijdschrift voor medische administratie 52 : 29-31 , 1988
    

   Deelnemers Strix - Ziekenhuiswerkgroep: