|
|
    
                                                                              
 |
Verslag Library Tour New York 22 september - 1 oktober 2000
Studiereis NVB-WB, NVB-HB en VVBAD
New York en New Haven
Sponsoring: Donner Boekhandel Rotterdam, Ebsco Information Services Europe, NVB-HB, NVB-WB, OCLC Europe, the Middle East & Africa, Swets Blackwell Lisse
Organisatie comité: Jacqueline Dellaert, Tineke Erich, Hilly Hoekstra, Yvonne May, Marga Staelens en Ans ter Woerds
Verslaggevers: Heidi Boer, Stefaan Jacobs, Marga Koelen, Marjolein Nieboer, Wim Oosterling en Laura Roest. Met aanvullende bijdragen van: Charles Citroen (o.a. vooraf), Max Gerzon, Cor de Koning, Janus Linmans, Harry Oude Lenferink, Hanna de Vries en Alice Doek (programma UvA).
Vooraf
30 juni 1999, via de e-mail een oproep van Hilly Hoekstra om de belangstelling te peilen voor een NVB-WB reis naar het oosten van de VS, Boston of New York. Het aantal aanmeldingen blijkt zo groot dat er een wachtlijst komt, uiteindelijk staan we met z’n veertigen op vrijdagmiddag 22 september dit jaar op een vliegveld bij New York, met een vrij weekend in zicht en afspraken voor een bezoek aan de bibliotheken van 3 universiteiten, de Verenigde Naties, de Science, Industry & Business Library van de New York Public Library en een keus uit een aantal andere bibliotheken zoals die van de EPA (het amerikaanse RIVM), de Chase Manhattan Bank, Musea en de NY Stock Exchange op Wall Street, dat alles besloten met een symposium over de serials crisis en elektronische tijdschriften. Degenen bij het management die nog twijfelden over het studiedeel van de reis van hun medewerkers, zijn hiermee gerustgesteld hoop ik.
Wat deden we tijdens het vrije weekend? Er was nog maar nauwelijks ingechecked in het hotel of de eerste groep ging al op weg naar de top van het Empire State Building. In twee dagen probeerden we zoveel mogelijk van de ‘Big Apple’ te zien, een aantal maakte een rondvaart van 3 uur om het hele eiland Manhattan, en ik hoorde van bezoeken aan Little Italy, Greenwich Village, Chinatown, Lincoln Center en Central Park, Guggenheim en Modern Art musea, een Jazzy show, een honkbalwedstrijd en sportcafés, en niet te vergeten het 24 uur per etmaal druk bevolkte Times Square op luttele meters van het hotel.
Terug naar het werk. Overal waar we kwamen stonden collega’s klaar om ons rond te leiden, toe te spreken, onze vragen te beantwoorden en ons hun systemen uit te leggen. Een enkele rondleiding leek eindeloos te duren, maar dat kwam vast door de trots op de mooie plafonds, ramen en chesterfield zetels.
Er zat een stijgende lijn in de mate waarin de universiteitsbibliotheken interessant waren voor ons. De New York University was nog maar heel beperkt bezig met elektronische bronnen, in Columbia werd al van alles besproken en werden op een aantal plaatsen moderne media aangeboden, maar in Yale University (niet echt in New York, maar ruim 100 km ten noorden in Connecticut) leken alle inspanningen op dit gebied gecoördineerd uitgevoerd te worden. De mensen die voornamelijk de medische bibliotheken bezochten, vonden dat daar overal al topkwaliteit met toegang tot de modernste media geboden werd.
Een viertal Amsterdamse collega's heeft een gedeeltelijk eigen programma gevolgd, waarvan het verslag aan het eind is opgenomen.
In een paar zinnen de hele reis samenvatten kan natuurlijk niet, maar voor iemand die alleen maar meeging en niet had meegeorganiseerd, was het een belevenis zoals alles op rolletjes verliep, daar bleek een solide organisatie achter te zitten (bedankt Hilly, Ans, Yvonne, Tineke, Jacqueline, Marga). Onze Amerikaanse gastvrouwen en gastheren deden hun uiterste best om ons werkelijk een zo goed mogelijk beeld van hun beleid, hun activiteiten, en hun plannen te geven. Dit werd nog eens duidelijk gedemonstreerd door het grote aantal lokale collega's dat kwam opdagen bij het afsluitende symposium.
maandag 25 september
's ochtends
NEW YORK UNIVERSITY
MEDICAL CENTER (NY University)
The Frederick L. Ehrman Medical Library
We worden ontvangen door Robert McDonald Associate Director for Collection Services. Naast hem stellen enkele anderen zich aan ons voor die zich bezighouden met Userservices, ICT, het leiden van de Dental Library en cursussen.
Het Medical Center beschikt sinds enige tijd over de zeer gebruikersvriendelijke startpagina: "My Library". Gemakkelijk om nieuwe bronnen aan toe te voegen met een ingebouwde faciliteit om gebruikers te informeren per e-mail wanneer een nieuwe bron is toegevoegd.
Het gebruik van tijdschriften wordt gemeten door deze terug te laten leggen door bibliotheekpersoneel die het desbetreffende tijdschrift eerst na gebruik door een scanner laten lezen. Niettemin levert deze methode niet een erg zuiver beeld op van het gebruik. Een overzichtje met gebruiksgegevens (met en zonder e-access) leert dat de tijdschriften met e-access ten opzichte van geprinte tijdschriften in het algemeen meer gebruikt lijken te worden. Goede statsitieken zijn echter nog niet voorhanden.
Het belang van training van het bibliotheekpersoneel wordt zeer groot geacht. Alle personeelsleden worden getraind in:
basic reference skills, internet workshops (w.o. html en html+), Power Point;
info desk training;
training in onderwerpen aansluitend bij principes van Problem Based Learning.
Bibliothecarissen bezoeken daarnaast lessen waarin cases worden besproken. Studenten maken een diagnose en bibliothecarissen assisteren bij het zoeken van informatie in de literatuur.
De Dental Library heeft een primeur: alle informatie die studenten gedurende hun vierjarige opleiding nodig hebben is op DVD gezet. Syllabi, e-books, handouts, images, bewegend beeld, resources alles op een schijf. Jaarlijks ontvangen de studenten een update. Het is een project waar uitgevers en educators jaren over hebben gesproken. Nu is het dan zover. Het is een absoluut novum in de VS (en daarbuiten). Nog steeds vinden vele discussies plaats over de kosten (die overigens mee lijken te vallen: $ 5000) de voor- en de nadelen. Studenten hebben nog niet geklaagd.
In de Wall Street Journal, NY, September 11 2000 stelt Dr. Kalkwarf (University of Texas) over het gebruik van een dergelijk medium: "I view this as win-win-win if everybody gets in the right frame of mind".
Tenslotte vragen we hoe onze collega's aankijken tegen wireless networks. De reactie is resoluut: "Too risky at the moment". Misschien dat de systemen verbeterd zijn over een jaar of twee. Voorlopig waagt men zich er hier niet aan.
BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES CENTER (NY University)
Elmer Holmes Bobst Library
New York University is een private organisatie. Financiële middelen worden gehaald uit het inschrijvingsgeld en schenkingen, o.a. van alumni. Het budget voor de collectievorming bedraagt jaarlijks 6,5 miljoen dollar. De collectie is ondertussen gegroeid tot ruim 3 miljoen boeken, 3,3 miljoen microfilms en 20.000 tijdschrifttitels.
De bibliotheek heeft geopteerd voor elektronische tijdschriften. Om dit te financieren zijn een aantal gedrukte abonnementen opgezegd. De biliotheek heeft geen directe invloed meer op de titels die in de collectie opgenomen worden doordat men met zogenaamde aggregators zoals EBSCO werkt, die totale pakketten aanbieden. De oude papieren collectie wordt echter niet weggegooid wanneer men het elektronisch equivalent in huis heeft gehaald, bijvoorbeeld via JSTORE. Ze wordt opgeslagen buiten de bibliotheek.
Wanneer men een zoekactie wil doen, komt men terecht op een beginscherm waar men kan opteren voor de catalogus van Bobst, de elektronische tijdschriften of de elektronische databanken.
De aanbieding van elektronische tijdschriften en databanken, ook voor raadpleging van buiten de bibliotheek, heeft wel met zich meegebracht dat er veel minder bezoekers over de vloer komen. De enige troeven die de bibliotheek nog heeft om bezoekers nar het bibliotheekgebouw te halen zijn de referentiewerken en het feit dat zij een full depository is voor de UN, de OESO en het IMF en een partial depository voor de federale overheid van de US. De promotie van de bibliotheek loopt vooral via de docenten. Men probeert hen ertoe te bewegen opdrachten aan hun studenten te geven die een bezoek aan de bibliotheek noodzakelijk maken.
De keuze van de tijdschriften in elektronische vorm wordt gemaakt door een interne groep waarin alle faculteiten en ondersteunende diensten zitten. Er wordt dan ook beslist of dat rechtstreeks bij de uitgever of via een consortium zal gebeuren.
De bibliotheek is lid van verscheidene consortia waarbij er weinig overlap is tussen de tijdschriften die in de verschillende overeenkomsten zijn opgenomen.
Het blijkt nogal moeilijk om gekwalificeerd personeel aan te trekken. Een mogelijke oplossing is het personeel in Canada te gaan zoeken. Een andere is het aantrekkelijker maken van de beloning.
De bezwaren die een bibliotheek kan hebben om over te stappen op elektronische tijdschriften kwamen ook ter sprake. Het betreft hier vooral de prijs, de bewaringstermijn, het risico op gegevensverlies bij de overschakeling naar andere elektronische dragers en de toegankelijkheid bij het opzeggen van een abonnement op een elektronisch tijdschrift.
LAW LIBRARY (autonoom)
The Library of New York University School of Law is located in Vanderbilt Hall on the southwest corner of Washington Square Park in the heart of Greenwich Village. Special access policies generally apply to those not affiliated with NYU. The library has 742.015 books, 281.001 volume equivalents of microfilms and approximately 7.000 active journal subscriptions.
The three floors of the library encompass parts of Vanderbilt Hall and a 1986 addition contiguous to Vanderbilt Hall that added an atrium reading room with a balcony, a rare book room, a media center and an international law room. The majority of public seating in the law library is designated for the use of laptops, and the library has labs for training in the use of electronic tools such as the Internet, LEXIS and WESTLAW.
To support the rich curriculum, faculty research, special symposia, six student-edited journals, three faculty-edited journals, and the several research centers of the law school, the library has nationally recognized collections of primary and secondary legal sources for the United States, the United Kingdom, and many other common law and civil law jurisdictions around the world. Researchers can determine the holdings of the law library through the JULIUS online catalog and RLIN, the database of the Research Libraries Group, of which the law library is a member.
The library prides itself on innovative services to students and faculty, including specialized reference service, its Faculty Services Program and the Faculty Liaison Program. Under the direction of M. Kathleen Price, Professor and Director of the Law Library, the library has embarked upon an ambitious strategic plan to maintain the library in a position of leadership among legal information centers of the next century by taking advantage of evolving technology.
The Law Library is a private law school, which used to sell rooms for different purposes. This shows, because nowadays these rooms are not large enough for the special collections. Therefore the collections are not all in one place. They are placed in three floors of which two under street level, and in five different areas.
The Law Library has been working with a classification system for over fifty years. Since recently the decision was made to use the classification system of the Library of Congress, in the moment two systems are in use. Because of the possibilities of the Internet people are abandoning classification systems and they are not as important skills as they used to be.
Because all stronger libraries are situated in Western Europe it is necessary to have large electronic databases licences. Therefore the Law Library participates in the Star program.
This program offers the opportunity for the seven star partners to have access to eight or nine different databases. Because of the pricing the star partners choose for a librarians only subscription, which gives the librarians the opportunity of an introduction to the databases. Because the partners wanted to know which school asks access to the databases, the choice was made for a password based entry.
Negotiations on pricing are with single service vendors. The prices are reasonable and open for bargaining.
Because of the large distances in America, distance learning is starting to grow. The Law Library is a member of the CALI Library.
The CALI Library of Lessons is a collection of over one hundred interactive, computer-based lessons covering twenty-eight legal education subject areas. The lessons are designed to augment traditional law school instruction and can be assigned as supplemental study material or integrated with other course materials. The lessons are written by law faculty and librarians and are regularly reviewed and revised. The format of the individual lessons varies according to the educational objectives of the author. Some authors use the setting of a simulated trial to provide students with an opportunity to test their understanding of an area of the law. Other lessons drill students on the interpretation of statutes or provide an individualised tutorial experience by leading students through a series of questions requiring them to identify relevant issues and apply recently learned concepts
COURANT INSTITUTE OF MATHEMATICAL SCIENCES
The Courant Institute of Mathematical Sciences, CIMS, is a division of the New York University, a large private university. The Institute is a center for research and advanced training in mathematics and computer science. The Courant Institute is also responsible for New York’s University undergraduate programs in computer science and mathematics.
The Institute has approximately 26 regular faculty members in computer science and 45 in mathematics. Another 30 Ph.D. scientists are in post-doctoral or research positions. Yearly they award about 120 MSc degrees (90 computer science, 30 mathematics) and 25 Ph.D.’s (10 computer science, 15 mathematics).
Richard Courant came to New York University in 1934 as a visiting professor. He came from Germany and he wanted to bring the mathematics in touch with the real world. Around 1960 it became the Courant Institute of Mathematical Sciences
They are recognised as being the best mathematical collection in the US especially concerning the history of mathematics. Courant brought a lot of material from Germany during the 40s and the 50’s. They also have a lot of grey material and collect the technical reports from the CIMS. These 6000 Reports must still be catalogued in the CIMS catalogue.
The collection contains over 67.000 volumes, of which 30.000 are monographs, and receives 220 current journal subscriptions.
In the library work 5 people, from which 3 are librarians. Librarian Carol Hutchins calls her library a library for theoretical applied sciences. They receive extending funding from all kind of scientific organizations and companies influenced by the "flavour of the moment". Remarkable was the lovely view over Manhattan from the study places in the library.
When Hutchins started in 1992 everything was arranged by author on the shelf; there were no subject heading and there was still a card catalogue. The collection is focused on research level material in mathematics, computer science and related fields, including fluid mechanics, image processing, and robotics. Within three years they classified, recatalogued and replaced the whole collection. They are using the Library of Congress Classification, because of the shared cataloguing. She has her questions about how good a classification can be. The Courant Institute Library’s holdings are listed in BobCat, the University library system’s on-line catalogue.
The library has a serious space problem. She thinks about to discard series of conferences or use off site library storage.
She worries about the direction of the electronic publishing market: complete commercialisation of scholarly publications may not be so good for science in the long run is her opinion. She remarks that in the mathematical and computer science the impact factor does not reflect the reality. The ISIS database / Web of Science is in her eyes very well in the biomedical sciences but it treats small field on another level: not too much in depth and not very comprehensive. In e.g. computer sciences conference proceedings are very important, but they are not covered. Still she thinks that the SCI is very important for her Institute.
She drops paper journals in favour of electronic journals; especially to create more space on the shelves!(they use Elsevier Science Direct). See the list on their website for cancellations in1997: http://www.nyu.edu/pages/cimslibrary/dropped.txt . She faces problems in integrating the electronic access of journals within the catalogue. They use the NERL (NorthEast Research Libraries) Licensing Guidelines. Requests from external users will be handled as before, although the setting has changed. She has no experience with this yet. Access to the electronic journals in the library is realised through terminals and 1 PC connected to a Sun workstation. But there are no network printers in the CIMS library. She also faces problems in the exchange of electronic materials when there are a lot of coloured pictures in a document.
From her point of view there were late 80’s more serious budget constraint than now. They realised an extensive cancellation project for journals. 3 Years ago she re-evaluated the journals collection in consultation with the faculty members. Not by asking them which journals from the collection could be cancelled but by asking them which journals they needed. She realised that 5 to 6 journals comprise most of the people’s use. These 5/6 journals were journals from scientific societies and not the ones from the big commercial publishers. She cancelled many journals. Besides that the BobCat has large listings of scientific journals. CIMS has its own budget for collection development and the Central Library is responsible for the operational budget (furniture, equipment etc.). In 1992 CIMS became administratively dependent from the central library.
CIMS has around 50 to 55 exchange partners, which receive regularly the CIMS journal: Communications on Pure and Applied Mathematics. Now the journal is published with Wiley/Interscience for $ 1500, - which find most faculty members from CIMS too expensive but Wiley sets the price. Now their exchange partners also like to receive the electronic edition. But Wiley is not interested in these exchange partners. For the time being she sends the printed journals around the world but has no solution yet for the exchange of electronic edition. CIMS works with Swets/Blackwell. They changed from Faxon to Swets when they faced problems with Faxon.
's middags
CHASE MANHATTAN BANK
De Business Information Center (BIC) is onderdeel van de ‘Technology department’, met als voordeel dat de BIC dicht bij het vuur zit als het gaat om het implementeren van nieuwe technologie - en de bibliotheek heeft technologie nodig - en als nadeel: dat IT’ers niet altijd begrijpen wat een bibliotheek doet. Gesteld wordt dat dit een ‘education process’ is dat de contacten over het algemeen goed verlopen doordat men bereid is om goed naar elkaar te luisteren. De klanten zijn alle mensen in dienst van Chase, maar ook vooral mensen in dienst van ‘local investment banks’ . Verder wordt benadrukt dat de BIC ook toegankelijk is voor externe gebruikers ‘anyone can call us’. Het personeel is totaal 38 medewerkers, met als opvallend gegeven dat er 2 vaste IT’ers voor de BIC werken, dit wordt als erg prettig/nuttig ervaren, omdat zo heel snel technische storingen verholpen kunnen worden, en de bibliotheek niet op haar beurt hoeft te wachten op andere afdelingen binnen Chase met computer-storingen.
De klant hoeft niet te betalen als deze zelf zoekt, er worden wel kosten doorberekend als de BIC het werk voor de klant doet. Statistisch materiaal als: aantal binnengekomen- en beantwoorde vragen, de hoeveelheid tijd die besteed is aan het beantwoorden van de vraag, het trajekt van de afhandeling van de vraag - wordt bijgehouden in een speciale databank door 1 stafmedewerker, ten behoeve van de kostendoorberekening. De databank heeft capaciteit voor het opslaan van vragen+antwoorden voor de laatste 6 maanden.
Vragen komen vooral binnen via de e-mail, en in iets mindere mate via de telefoon en fax. De trend is dat gebruikers zoveel mogelijk voorwerk doen: het eenvoudige gedeelte van hun research-vragen eerst zelf opzoeken (met name in de weekends en avonden), zodat ‘s ochtends vroeg het meer ingewikkelde gedeelte van de zoekvraag op het bureau van de research-librarian ligt. De BIC is open op werkdagen van 08.00 tot 21.00 en gedurende de vakanties/zaterdagen. Er is een speciale ruimte waar een groot aantal computers staan die toegang bieden tot research-databanken via cd-roms, die 24 uur per dag toegankelijk is.
Er wordt onderscheid gemaakt in 3 soorten vragen: 1. Rush-vragen (telefonische vragen die spoed hebben) - 2. Intermediate-vragen (vragen die gisteren binnengekomen zijn en nog niet (geheel) afgehandeld konden worden) - 3. Wait-vragen (vragen die minder urgent zijn). Daarnaast worden de vragen ook nog gemarkeerd qua nivo: 1. Easy-vragen - 2. Medium-vragen - 3. Difficult-vragen. Per dagdeel (ochtend, en middag) zitten er 2 research-librarians aan de telefoon - ondersteunt door backup-librarians, die alleen de vragen aannemen, de vraag preciseren, en vervolgens de vraag invoeren in de database. De andere 2 research-librarians die geen telefoondienst hebben werken aan de beantwoording en delegeren de minder ingewikkelde vragen.
Verder wordt benadrukt dat de BIC het zich niet meer kan permitteren om te sluiten op zaterdagen en feestdagen, omdat juist op deze dagen er veel bezoekers (‘walk-ins’) langs komen.
De collectie bevat weinig boeken - een kleine collectie reference-materiaal, en er zijn geen problemen met dure wetenschappelijke tijdschrift-abonnementen. De meeste informatie wordt verkregen via Internet en online databanken, en wat niet in huis is, dan wordt elders geleend of gekocht. Er is er een groot aantal abonnementen op externe databanken, met specifieke research/statistical informatie. Soms wordt het als een probleem ervaren hoe het management te overtuigen van het feit dat van een bepaalde databank, 2 soorten abonnementen in huis moeten zijn: de online-versie, en de cd-rom-versie. Door de komst van de cd-rom en Internet, worden nu veel minder boeken aangeschaft. Elke unit binnen Chase schaft zijn eigen boeken aan, dit wordt niet centraal door de BIC gedaan. Contracten worden wel centraal afgesloten.
Doordat er steeds meer complexe vragen worden gesteld, wordt de librarian steeds meer ‘analist for the analist’. Er is binnen Chase dus grote behoefte aan librarians die ‘in-depth-knowledge’ hebben. Dus wordt het volgen van ‘finance-based-courses’ erg gestimuleerd. Gekozen is voor een systeem van 1 op 1 cursussen die in-huis worden gegeven. Als het langlopende cursussen betreft dan worden medewerkers gestimuleerd/ondersteund om ‘after-work-courses’ te volgen. De grootste zorg van de BIC is om goed opgeleid personeel te behouden.
AMERICAN MUSEUM OF NATURAL HISTORY LIBRARY
Slechts een kleine groep had gekozen voor een bezoek aan de bibliotheek van het ''American Museum of Natural History'. De groep werd geestdriftig ontvangen en rondgeleid door Laura Pantoja ('Administrative Secretary of Library Services'). Tom Moritz ('Director of Library Services') hield een inspirerende presentatie. Beiden waren aanwezig op het afsluitend symposium op vrijdag.
De bibliotheek is een researchbibliotheek ter ondersteuning van het wetenschappelijk werk van het museum. Het museum is in 1869 opgericht. De collectie bestaat uit 450.000 boeken, archieven (onderontwikkeld), pamfletten en overdrukken, veel oude drukken, 1 miljoen beelden (dia’s, stereo-optische beelden) en geluidsopnamen. Er zijn ca. 4.000 lopende tijdschriften.
Belangrijke aandachtsgebieden zijn: zoölogie, geologie en minerale wetenschappen, paleontologie, wetenschapsgeschiedenis, antropologie en astronomie. De collectie is uitstekend op het gebied van de zoö-logische systematiek. Het publiek kan alleen de referentiezaal bezoeken. Behalve aan de museummedewerkers, wordt er niet uitgeleend buiten de leeszaal.
De bibliotheek is de grootste onafhankelijke 'Natural History Library' op het westelijk halfrond. en heeft een nationale functie in de USA. De 'New York Public Library' collectioneert niet op de belangrijkste van de hier-boven genoemde aandachtsgebieden en laat dat volgens afspraak aan de bibliotheek van het 'American Museum of Natural History' over.
Een vergelijkbare collectie is die van het 'Smithonian Institute' in Washington en van de 'Harvard University Library' en de bibliotheek van het 'Natural History Museum' in Londen waarmee wordt samengewerkt. Ook wordt samengewerkt met de bibliotheek van het 'Africa Museum' in Brussel ('Museum Tervuren').
De bibliotheek is lid van de 'European Association of Marine Science Libraries' (EURAMSLIB) en van de 'International Association of Marine Science Libraries' ( IAMSLIB).
De bibliotheek heeft 30 medewerkers, het museum 400 onderzoekers. Wetenschappelijke publicaties van het museum vallen onder de verantwoordelijkheid van de bibliotheekdirecteur.
Er zijn 6 verdiepingen met kasten. Er is nog 8% plankruimte over, dus de bibliotheek is feitelijk vol. Er loopt een onderzoek naar het tijdschriftgebruik d.m.v. citatieanalyse en IBL-gegevens. Omdat er uitputtend wordt gecollectioneerd en veel bladen niet zijn opgenomen in de 'Science Citation Index (Expanded)' wordt de citatieanalyse intern uitgevoerd. Eén uitkomst is nu reeds, dat de citatie-halfwaarde-tijd van de collectie lang is: oude jaargangen van tijdschriften worden veel gebruikt.
Voor de aanschaf van elektronische tijdschriften is m.n. 'BioOne' (zie http://www.BioOne.org/) belangrijk (biologie, ecologie). Voor gezamenlijke contracten is o.m. ook de stad New York actief.
Met betrekking tot de bandbreedte van het netwerk: er is veel voor nodig om informatietechnologie in de bibliotheek te introduceren. Een cruciaal punt is de bandbreedte van het netwerk van het museum en de bibliotheek die sterk moet worden uitgebreid.
Een groot deel van het bezoek was gewijd aan een presentatie (door de directeur) van de plannen voor de nieuwe 'Digital Library'. Daarvoor is een subsidie van 2,2 miljoen dollar ontvangen van de 'Mellon Foundation'. Pilot-project resp. focus voor de 'Digital Library' is de verzameling foto's, aantekeningen en beschrijvingen van de 'Lang-Chapin'-expeditie naar de Congo van 1909-1915. Deze worden m.b.v. scanners en 'optical readers' (die handschriften kunnen lezen) integraal gedigitaliseerd. Er wordt een digitaal archief van geluidsopnamen aangelegd en een 'Geographical Information System' wordt geïntegreerd. Men doet aan specimen management.
De bibliotheek participeert in CORC ('Cooperative Online Resource Catalog Service') van OCLC (genoemd werden: metadata, Dublin Core, nieuwe Marc records), gebruikt en draagt bij (aan) bibliografische indexen als 'Zoological Records', ITIS ('Integrated Taxonomic Information System', een onderwerpsthesaurus op aquatisch zoölogisch gebied en de 'IUCN conservation thesaurus'. Verder werden genoemd: Georeferences, Alexandria (Digital Library: http://webclient.alexandria.ucsb.eduof Alexandria library automation), en JSTOR (Mellon Foundation).
Verder worden alle tot op heden verschenen publicaties van het Museum met in totaal 180.000 pagina’s gedigitaliseerd. Bij deze projecten houdt men zich voor de metadata aan de afspraken van de Santa Fé conventie.
Er is ons een aantal oude drukken en beroemde schilderingen (Audubon) getoond:
Audubon. Birds of America, volume 1 (origineel), 19e eeuw.
Ulyssis Aldrovandi. Monstrorum Historia: cum Paralipomenis historiae omnium animalium, 1642.
Konrad Gesner. Icones animalium quadrupedum vivaparorum et oviparorum etc.,1560.
Samuel Purchas His Pelgrimage. On Relations of the World and the Religions Observed in all Ages and places, 1614.
Edward Topsell, History of Four Footed Beasts and Serpents, 1658.
MOMA - MUSEUM OF MODERN ART LIBRARY
Informatie over de Museumbibliotheek is te vinden op de website: 'The MoMa Library is a comprehensive collection devoted to modern and contemporary art. The non-circulating collection documents painting, sculpture, drawings, prints, photography, architecture, design, performance, video, film and emerging art forms from 1880 to the present. Staff are available to help locate relevant collections and materials, or to direct your question to the appropriate department.
The library's holdings include more than 160.000 books and exhibition catalogs, 300 periodical subscriptions and over 40.000 vertical files of announcements and ephemera about individual artists. Collection highlights include work on Dada and Surrealism, Franklin Furnace Artists' Book Collection and the Political Art Documentation and Distribution Archive. Some materials are stored offsite and are available only with prior notice.
The combined catalog of the Library, Museum Archives and Study Centers, called DADABASE, is available online. DADABASE includes records for all material in the Library, including books, periodical titles, exhibition catalog, auction catalogs, pamphlet files, artists'books, special collections materials, and Web sites. Records for selected material from the Museum Archives and Study Centers are also included.'
Milan Hughston, sinds 1 jaar Chief of Library and Museum Archives, ontving ons met een korte presentatie over de MoMa bibliotheek (de staf bestaat uit 15 personen, de totale MoMa staf is 550 personen). Het museum is een private instelling en ontvangt ook subsidie van de stad en de staat NY. Met enige trots refereert Hughston aan het feit dat de dienstverlening die de MoMa bibliotheek biedt is opgenomen in de MoMa missie. De bibliotheek valt onder de afdeling Education en men kan gratis gebruik maken van de aangeboden diensten.
De bibliotheek van het MoMa kent een grote varieteit in gebruikersgroepen, van een NY Times specialist tot een undergraduate student. 10% van de klanten komt van buiten de V.S. en 40% van buiten NY city. Er dient wel vooraf een afspraak gemaakt te worden en de collectieonderdelen blijven in alle gevallen binnen de muren van het MoMa. In 1999 waren er 1600 informatieverzoeken. De vaktijdschriften die de bibliotheek in haar bezit heeft zijn gericht op eigentijdse en moderne kunst. De bibliotheek heeft 7 PC’s met Windows interface en wordt door MoMa medewerkers vanaf hun eigen werkplaats benaderd.
Het MoMa gaat in 2001 verbouwen (het Japanse ontwerp ligt al klaar, maar kan in onze ogen niet tippen aan het ontwerp van het nieuwe Guggenheim) en de bibliotheek en het archief wordt gehuisvest op de bovenste drie verdiepingen van de nieuwbouw (de totale kosten van het bouwproject zijn $ 650 miljoen). De bibliotheek en het archief worden iets uitgebreid.
In Queens is een 'offside storage collection' voor oudere banden van tijdschriften.
Janis Ekdahl, sinds jaren de Chief Librarian and Administration, vertelt aansluitend enthousiast over enige zaken met betrekking tot giften en uitwisselingen van tentoonstellingscatalogi (in totaal 100 instellingen ter wereld). De bibliotheek heeft niet een collectie 'rare books', wel zijn er vele (dure en ook zeldzame) kunstenaarsboeken.
Er wordt jaarlijks besteed aan speciale collectie kunstenaarsboeken: $ 5.000, aan elektronische bestanden: $ 14.000, aan boeken en tijdschriften aanschaf: $ 37.000, waarbij de boeken via de (prachtige) MoMa bookstore met grote korting worden aangeschaft. Even ter illustratie: het onderhoud van de kunst in het museum vergt $ 50.000 tot 70.000 per jaar.
Tot slot leidt Janis Ekdahl ons door de bibliotheek, waar (ook) hier opvalt hoe penibel de werkruimten van de medewerkers zijn.
Dinsdag 26 september
‘s ochtends:
JOHN JAY COLLEGE OF CRIMINAL JUSTICE
Lloyd Sealy Library
The Lloyd Sealy Library holds more than 300,000 books, periodicals, and microforms representing a continuous effort to support the full range of John Jay College’s curriculum and educational mission. While all the disciplines that constitute the basis of a liberal arts collection are well represented, the main strength of the collection is its holdings in the social sciences and criminal justice, law, public administration and their related fields. Holdings in these areas are extensive and support the research needs of students, faculty, and criminal justice agency personnel. The Library also holds a growing body of material dealing with forensic science, forensic psychology, fire science, and alcoholism to support these areas of study. The collection includes an exceptionally large range of government documents and agency reports (both U.S. and foreign) and a comprehensive collection of dissertations in criminal justice.
The Library holds a growing number of unique research and special collections directly related to the College’s central mission. Trial transcripts from the New York criminal courts from the 1890’s through the post World War I years are a rich vein for the study of history, sociology, and law; an extensive collection of police department annual reports from all over the United States invites quantitative and comparative studies; videotapes of residential centers involved in an alternative educational program using theatrical formats vividly supplement the print collection. There are also the personal papers of individuals who have made significant contributions to the field and microfilmed archives of social, political and investigative agencies.
Since all degree programs have to do with criminal justice, also master and PhD programs, even in bad times John Jay College has money. John Jay has the largest and most specialised collection in the field of criminality on the world. Corps collection items are:
Police, criminal justice, fire science, public administration and criminality.
Twelve librarians are working at John Jays. All of them have faculty status, are highly specialised and are supposed to publish.
The public services department deals with: interaction between staff, contact with the public, reference and instruction, ill/reserves and circulations, instruction programs and tours.
The system staff, of which all members work part-time, maintain over a hundred pc’s. Furthermore an own website is maintained. All hand outs of John Jay’s are full text available on the website. By remote access students can reach all J’s material from home.
The pc's are financed by the University, servers are John Jay’s. Students and staff are able to log in from home. There is a good cooperation with the ICT staff of the University, but one of the problems is that this department is very busy with the University as a whole, and therefor doesn't have much time for John Jay.
John Jay’s budget is low since 1987. This becomes more difficult since prices go up every year, and electronic resources are expensive. Every year there is a book sale to earn money. John Jay also relies on grants. The budget for 2000 is $400.000 of which $23.000 is spent on monographs (in 1999) the rest on electronic resources and periodicals.
Loose-leafs are, where possible, replaced by cd-roms.
The budget is used for new projects (e.g. to digitalize material) instead of extending and maintaining the current material (books).
The Law Library has different web partnerships. The partnerships make it possible for a user to look up an item in different catalogues without having to leave the portal (John Jay's homepage has this portal function).
US ENVIRONMENTAL PROTECTION AGENCY (EPA)
We received a warm welcome by Rebecca Garvin and Zigrida Eberhardt and had a tour through the library, a presentation of their homepage and coffee on top of that. At this EPA office in New York work around 3000 people.
The United States Environmental Protection Agency Region 2 New York Library, on the 16th floor of a federal building located at 290 Broadway in lower Manhattan, is a research and reference library for use by EPA staff, EPA contractors, other government agencies, and the public. The library contains or has access to scientific and technical materials in paper and electronic media related to a wide variety of environmental issues, with an emphasis on EPA's Region 2: New York, New Jersey, the Commonwealth of Puerto Rico, and the U.S. Virgin Islands.
All the people working in the library are contracted by the government but they are not government employees. There was some insecurity about the future of this library.
There were also some doubts about the future of the physical location of the library because more and more it goes towards electronic publications.
The library staff of the Region 2 NY Library will answer questions related to environmental law and science for the EPA staff and the general public. They have about 60 to 70 ILL requests per month; they always have to search for free resources because there is no money to pay for reprints etc.
About the collection:
Magazines and journals related to environmental science and law. They have around 100 subscriptions. There is no fixed budget for collection development and every year they have to justify their subscriptions again. As the librarian told us: "we get what we truly need but not all what we want".
They have a large collection of EPA documents on many topics (ca. 10.000 documents). They do not receive automatically all the EPA documents.
The Region 2 NY EPA library has access to some 20 Internet databases and CD-ROMs related to environmental science and law.
The online catalog for the US EPA Library Network (there are 10 regional libraries), known as OLS, can be searched on the World Wide Web. The catalogue is updated monthly. http://www.epa.gov/natlibra/ols.htm
There is some contact between the EPA Librarians but not extensively. They catalog according OCLC .
They do a lot of training for as well the EPA staff as for the public e.g. how to search internet sources, how to search databases, how to use search engines etc.
Besides that they publish a monthly newsletter on the Web and it is also send tho the EPA Staff by e-mail. Next to this they organise regularly "lunch and learn" sessions.
The Communication Department contracts out daily press-clippings. Last February they had a serious security problem and since that time all the public PC’s in the library are down.
The library maintains the Library Web site but they need approval from the Office of Communication from EPA before they can change anything; mostly it takes about one business week for approval. On their website they have interesting TIP sheets; very handy information about all facets of the Internet and the EPA library. The web site is visited around 15.000 times per month.
They monthly evaluate the links that are updated by the library.
Within the library there is a vacation for a web coordinator; somebody who is responsible for the content of the web page. In the EPA there exists a web team.
Web authors can work in the library to make their publications but that is all the support the library gives to the authors. There are not so much specific standards for electronic publishing. The whole online publishing business of EPA publications is contracted out and there is no involvement of the library in this process. EPA is funded by Congress, but the budgets are rather low, for Congress isn't always that happy about what EPA is doing.
's middags
UNITED NATIONS
Dag Hammerskjold Library
Eerst kregen we een rondleiding langs de verschillende vergaderzalen, namelijk die van de Veiligheidsraad, de Algemene Vergadering, de Trusteeship Council en de Economische en Sociale Raad. Overal zag je prachtige kunstwerken die door sommige lidstaten kado zijn gedaan. Vervolgens brachten we een bezoek aan de kaartenbibliotheek waar ongeveer 80.000 kaarten beschikbaar zijn, evenals reisgidsen, specificaties voor wegenkaarten, specificaties van de nationale vlaggen en hymnes. Het is belangrijk dat de VN over goede kaarten beschikt van de gebieden waarin zij actief is voor o.a. vredesoperaties of ontwikkelingsprogramma’s.
De Dag Hammerskjold bibliotheek heeft 104 personeelsleden in dienst. De afgelopen jaren is er gesnoeid in de omvang van de staf, ook op het hogere niveau. Dat heeft met zich meegebracht dat de promotiemogelijkheden kleiner geworden zijn. Interdepartementele mobiliteit wordt aangemoedigd, waarbij heel wat personeelsleden mobiliteit nog steeds gelijkstellen aan promotie. Er worden veel cursussen, zowel intern als extern, georganiseerd om de bekwaamheden van het personeel op niveau te houden.
De opdracht van de bibliotheek is het verzamelen van alle publicaties van de VN en haar organisaties, evenals externe publicaties over de organisatie. De bedoeling is deze documenten zo snel mogelijk te indexeren omdat de catalogus op het internet beschikbaar is (www.unbisnet.un.org). Snelheid mag echter niet prevaleren boven kwaliteit.
De full text van de documenten met de indexering door de bibliotheek is opgeslagen op optische schijven (ODS – Optical Disc System). De documenten worden vroeg op de dag opgehaald en verwerkt. Ieder kijkt zijn eigen werk na en er is een bijkomende kwaliteitscontrole op een hoger niveau. Momenteel loopt er een project om iedere afdeling zelf zijn eigen documenten te laten indexeren om tot een 100% dekking te komen. De tijd die vrij komt in de bibliotheek zou dan gebruikt worden om oudere documenten van voor 1979 retroactief te gaan indexeren in de zes werktalen van de VN.
De collectie omvat ongeveer 50.000 documenten waarvan er zich 30.000 in New York bevinden en 20.000 in Genève.
Het ligt in de bedoeling van de bibliotheek om over te gaan naar elektronische publicatie. Momenteel is dat nog beperkt omdat er budget problemen zijn en omdat vele ontwikkelingslanden nog steeds de papieren publicaties verkiezen, aangezien hun IT infrastructuur nog niet erg ontwikkeld is. Voor de aankoop van elektronische tijdschriften en databanken wordt samengewerkt met andere afdelingen binnen de VN.
De bibliotheek staat open voor het personeel en de afgevaardigden van de lidstaten. Zij dienen alleen de kopies die ze maken te betalen. Er wordt voorzien in opleiding en zoektechnieken voor deze personen.
woensdag 27 september
's ochtends
Columbia University
BUTLER LIBRARY (Colombia University)
De homepage van Butler library meldt: 'Butler Library houses 2 million volumes which comprise the University's collections in the humanities, with particular strengths in history (including government documents and social science materials published before 1974), literature, philosophy and religion, as well as one of the country's most extensive collections of materials pertinent to the study of Greco-Romain antiquity. The stacks consist of 12 floors of books and the entrance is at the third floor Circulation Desk'.
De Butler Library is een verzameling bibliotheken op het gebied van de Humanities en de Social Sciences. De Butler Library huisvest ook de Rare Book and Manuscript Library en Milstein (Undergraduate) Library.
In sneltreinvaart werden we door het enorme complex geleid, waarna Anthony Ferguson, Associate University Librarian, met ons in gesprek ging over enkele beleidszaken aangaande het bibliotheekwerk en consortiumvorming.
De rondleiding door de verschillende bibliotheken in het gehele Butler complex ging in een hoog tempo. Er werd ons in een mum van tijd zicht geboden op: het gerenoveerde gedeelte van de Butler library (de begane grond, de eerste en de tweede verdieping), (under) graduate voorzieningen – alle met netwerkaansluitingen voor laptops en de vele grote (stille!) reading rooms.
De Butler bibliotheek heeft 8 fulltimers in dienst en er is elke dag tot 23 uur professionele staf aanwezig. De uitleenfunctie is tot 1 uur 's nachts geopend en men kan dag en nacht de geleende materialen retourneren in een daarvoor bestemde boekencontainer die buiten, direct voor het gebouw, door ons aan een inspectie werd onderworpen. Daarnaast is er dag en nacht op elke verdieping beveiliging aanwezig. De dienstverlening is gericht op eigen (Columbia University) studenten (totaal 6-7.000).
Studenten kunnen een PC huren of aanschaffen via een bedrijf en men heeft overal Internet toegang. Daarnaast is de catalogusruimte zeer indrukkend, qua hoeveelheden (duizenden!) niet geautomatiseerde cataloguskaartjes.
De regels met betrekking tot het niet eten en drinken worden strikt gehanteerd en er worden zelfs ‘library friendly/spill free’ koffiebekers beschikbaar gesteld.
Anthony Ferguson, Chief Librarian van Butler en Head of Collection Development voor de gehele universiteit, zet aansluitend uiteen op welke wijze de drie bibliotheekconsortia in New York zijn georganiseerd. Het New York Consortia of Library Consortia (NYCLC) bestrijkt de gehele staat NY en vergadert maandelijks. De North East Research Libraries (NERL) vormt een onderdeel van de ARL (American Research Libraries) en confereert per email. Men betaalt uitgeverijen als Kluwer, Springer, Elsevier en Academic Press 90% van de abonnementsprijs voor electronic only, met een toeslag van 6-7% voor de print erbij. Het derde consortium is de NYCRL (NY Comprehensive Research Libraries). Deze NYCRL is intern verdeeld over geld en doelstellingen.
Tot slot put Ferguson uit zijn ruime ervaring met enkele prikkelende stellingen:
‘the book budget is a sacred cow’ (en het ondersteunende personeel niet, dus kan je daar wel op bezuinigen);
de bibliotheekacademie werd opgeheven ("killed") omdat mensen die maar $30.000 op jaarbasis verdienen weinig of niets schenken aan de universiteit;
tegenwoordig verwachten studenten en medewerkers alle relevante bronnen aan te treffen op het web, of zoals Ferguson pakkend formuleert:
‘What isn’t on the Web, just ISN’T’. En zo is’t maar net.
WATSON LIBRARY OF BUSINESS AND ECONOMICS (Columbia University)
Dit is een faculteitsbibliotheek van Columbia University, die tevens diensten verleend aan de studenten van de Business School. Columbia University is een campus universiteit midden in de stad: een collectie mooie oude gebouwen, gelegen midden in het groen.
De bibliotheek krijgt zijn budget van de universiteit; de Business School betaalt aan de universiteit. Maar de Business School doet ook wel eens iets extra: zoals het betalen van een grondige opknapbeurt voor de grote studiezaal, onlangs. Die ziet er dan ook weer prima uit: langs de lange raamkanten studieplekken met veel laptopaansluitingen (de studenten van de BS hebben verplicht een laptop). Midden in zijn tafels voor 4 tot 6 personen voor groepsgebruik (dus geen bibliotheekstilte). Elders open magazijnen met verspreid veel rustige studieplekken. Verwachtte tendens: meer laptopaansluitingen, (nog) minder vaste pc's. Meer (groeps)studieplekken, minder ruimte voor boeken: er wordt al veel minder uitgeleend. Ook het aantal informatievragen is gedaald.
Gebruikersonderzoek heeft uitgewezen dat materiaal van voor 1985 weinig wordt gebruikt. Dit wordt nu naar decentrale magazijnen verhuisd. Van daaruit kunnen aanvragen voor fotokopieen snel worden beantwoord via scanning/mail. Er is een 24uurs dienst voor boeken. Columbia deelt de decentrale opslag met Princeton University.
Columbia University is een redelijk 'rijke' universiteit. Men heeft dan ook niet zoveel zorgen rond het aanschafbudget. Er wordt echter wel bezuinigd op personeel.
Net als elders, zit het personeel naar onze maatstaven beroerd, aan kleine bureau's in donkere hoeken en gangen (flatscreens uit pure noodzaak!).
Niet elders gezien: een contract met een firma voor de fotokopieerapparaten: doen alles; niet alleen storingen, maar ook een paar keer per dag papier bijvullen etc.
Men is blij met één Hoofd boven de bibliotheken en het rekencentrum: dit bevordert de technische ondersteuning.
Voor het aangaan van licenties maakt men vaak gebruik van gelegenheidsconsortia. Ook sluit men afzonderlijk contracten. Voor een grote universiteit kan dat aantrekkelijk zijn, omat men dan specifieke voorwaarden kan afspreken en soms kan ontsnappen aan de dwang van licenties op basis van studentenaantallen.
AUGUSTUS C. LONG HEALTH SCIENCES LIBRARY
De bibliotheek, gelegen in het noorden van Manhattan, is onderdeel van Columbia University en verbonden met het Presbyterian Hospital. De bibliotheek is met zijn 500.000 boeken en 4.600 lopende tijdschriften een van de grootste van het land. Columbia Health Sciences is het grootste onderzoekscentrum in de Verenigde Staten. De bibliotheek heeft 7 librarians (plus 2 vacatures) en ca. 40 medewerkers in de clerical staff.
De bibliothecaris Pat Molholt ontving ons op haar kantoor – Pat is overigens geen gewone Librarian, maar Associate Vice President and Associate Dean for Scholarly Resources. Blikvanger op haar bureau was de allernieuwste super design Apple, kosten computer (een kubus die je in één hand kunt vasthouden) $ 2.000, kosten flat screen $ 3.500. Pat vertelde dat zij nog de enige binnen Health Sciences was met deze computer. Geldgebrek zou overigens gedurende ons hele bezoek geen onderwerp meer zijn .
Toen we rond de tafel zaten, wees Pat Molholt ons op de ovalen vorm van de tafel. Deze was, zo zei zij, symbolisch voor haar niet-hiërarchische stijl van leidinggeven: het team van 7 librarians neemt de beslissingen, niet zij (‘Health Sciences Library has no library director’). Zij beschreef de tafel als een vijver, waar telkens een deelnemer een steen in gooit; de golven die dit teweegbrengt bereiken de andere deelnemers met verschillende amplitude, afhankelijk van de plaats waar de steen neerkomt en de configuratie rond de vijver. ‘The group says yes or no’. De groep creëert onderlinge ‘checks and balances’, met Pat Molholt als cheerleader. Molholt, die nu anderhalf jaar in de bibliotheek zat en bij haar aantreden een staf had aangetroffen met veel problemen, was heel positief over hoe de librarians haar ideeën hadden opgepakt. Medewerkers die alleen in vaste structuren konden werken, waren weggegaan. Zij zag het als haar taak ‘to empower the librarians’. Molholt gaf toe dat de vorm van self-management die zij voorstond, in grotere bibliotheken veel moeilijker zou zijn.
Molholt was kritisch over de invloed van de vakbonden bij de support staff. Zij was begonnen de medewerkers meer rechtstreeks te benaderen en vond bij een aantal medewerkers weerklank bij het zoeken naar ‘new experiences’ en ‘variety’ in het werk. Zij vertelde ook dat zij een ‘Afro-American’ vrouw aan het inwerken was als librarian: kennelijk was dit nogal ongewoon.
Interessant was ook wat zij vertelde over de werving van nieuwe librarians. Voor één kandidaat wordt een hele dag uitgetrokken. De kandidaat wordt uitgenodigd een seminar te geven over een onderwerp naar vrije keuze, er wordt gesproken met faculty staff, er wordt samen geluncht (‘een belangrijk moment: in de informele setting blijkt vaak het best of het klikt met de andere librarians’): strikte vertrouwelijkheid is er alleen wanneer de kandidaat daarom vraagt.
De onderzoekers in HS zijn enthousiast over de overgang naar elektronische tijdschriften; de bibliotheek is ‘library of record’ en houdt vooralsnog (hoe lang nog?) de gedrukte abonnementen aan. Pat Molholt zag de beschikbaarheid van gedrukte versies als een garantie voor ‘equal access’.
De rest van het bezoek werd besteed aan de demonstratie van een multimedia-programma voor anatomie, het Vesalius Project, dat in de bibliotheek, of beter in het Office of Scholarly Resources (zie de functiebenaming van Pat Molholt boven!) wordt ontwikkeld ten behoeve van onderwijs in de anatomie. Schedels en andere skeletonderdelen tolden over het scherm, met sequentieel aangroeiende lagen van spieren, weefsels, vaten, kanalen, huid en ik weet niet wat al (ik ben geen bioloog, Max Gerzon kan er meer over vertellen). Grafisch prachtig. Wij ontmoetten ook de maker Ahmet Sinav, nog niet lang geleden uit Turkije overgekomen naar Columbia University, en nu Associate Research Scientist and Medical Illustrator, Office of Scholaly Resources (as1018@columbia.edu): Hij werkt zowel met bitmapping, als met vector based graphics (de data van Visible Human worden als basis gebruikt).
Pat Molholt vertelde dat de inschakeling van de computer in het anatomie-onderwijs pure noodzaak was, omdat er geen jonge onderzoekers meer waren die de klassieke anatomie beheersten. Verklaring: onderzoekers in Columbia HS (zoals in alle Amerikaanse private universiteiten) moeten voor 100% hun salaris verdienen met research grants en patiëntenzorg (onderwijsaanstellingen zijn er niet), en omdat er alleen grants zijn voor grensverleggend, zeer specialistisch onderzoek, zijn er geen generalisten meer die de klassieke anatomie kunnen onderwijzen aan beginnende studenten. Het multi-media programma mag niets bekend veronderstellen: Columbia HS laat immers in beginsel iedereen toe. Gevraagd of de bibliotheekmedewerkers het project omarmden, antwoordde Pat Molholt, dat dit minder het geval was dan zij graag zou zien. Maar als zeer gemotiveerde bibliothecaris zal ze dit ongetwijfeld voor elkaar krijgen.
’s middags
NY STOCK EXCHANGE
Resource Library
Gastvrouw: Bethann Ashfield, e-mail: bashfield@nyse.com
Na een algemene rondleiding door de New York Stock Exchange met daarbij uitleg over de werkzaamheden op de beursvloer, wordt in 2 groepen een bezoek gebracht aan de bibliotheek en daarna aan het archief.
De bibliotheek is een vrij nieuwe ruimte met veel glas, en opvallend weinig boeken. Het beleid is om er een virtuele bibliotheek van te maken, waarbij de collectie zoveel mogelijk online, via Intranet en Internet, toegankelijk is.
Het is een 1-persoonsbibliotheek, met ondersteuning van 0,5 administratieve kracht. De bibliothecaris, onze gastvrouw, is intern zonder bibliotheek-opleiding doorgestroomd naar de bibliotheek. Door een sterke motivatie en enthousiasme, en door ondersteuning/stimulering van de Stock Exchange heeft ze alsnog haar ‘Library-degree’ gehaald. Er wordt primair gewerkt voor interne gebruikers, maar is na afspraak ook voor externe onderzoekers/studenten toegankelijk. Ook worden er veel externe telefonische vragen beantwoord. Veruit de meeste vragen worden beantwoord met behulp van externe databanken (bijvoorbeeld: Dow Jones Online) en Internet.
In de bibliotheek zijn nog ongeveer 3000 banden aanwezig (overgebleven na de sanering / verhuizing naar een andere ruimte), en dan voornamelijk ‘reference-material’. Vragen over de periode na 1960 worden beantwoord door de bibliotheek. Vragen over de periode voor 1960 worden beantwoord door het archief. Voor zowel de bibliotheek als het archief geldt dat er geen kosten worden doorberekend voor ‘research’, alleen kopie-kosten.
In het archief wordt benadrukt dat het materiaal in het archief ‘for use’ is, en gezien moet worden als een tweede bibliotheek van de Stock Exchange. Ook het archief wordt gerund door 1 persoon met administratieve ondersteuning. Collectie: meeste materiaal is gedrukt materiaal, en wordt omschreven als: ‘ a snapshot of the development of American industry’. Verder is in de database veel historisch materiaal aanwezig over: de ‘security-industrie’, de internationale beurzen, en de NY Stock Exchange zelf (ongeveer: 300 feet aan materiaal).
Het archief heeft een bescheiden retro-scanning-project met foto’s en files uitgevoerd. En er is een kleine collectie microfilm-materiaal aanwezig. Van de foto’s wordt veel gebruik gemaakt ten behoeve van interne publikaties. Er worden veel vragen (1500 reference vragen per jaar) beantwoord, voor zowel interne als externe klanten, vooral over de geschiedenis van specifieke ‘rules and fees’.
Het archief-materiaal wordt geraadpleegd ten behoeve van de moderne beleidsontwikkeling van de Stock Exchange, maar ook ten bate van speciale jubilea en feesten. De externe gebruikers zijn vooral genealogen, journalisten, onderzoekers en studenten.
donderdag 28 september
YALE UNIVERSITY New Haven, Connecticut: hele dag
21 bibliotheken met meer dan 600 medewerkers:
http://www.yale.edu/academics/libraries.html of http://www.library.yale.edu
‘s ochtends
De ochtend begint met een vroege start (6.15 uur vertrek van de bus). Rond 8 uur arriveren we bij ons ontbijtadres: een (24 hour open) karakteristiek Amerikaans wegrestaurantje. Na de vroege aankomst op Yale ontving onze gastvrouw ons, de Associate University Librarian, Danuta A. Nitecki. Zij was verantwoordelijk voor de organisatie van het bezoek.
Vooraf aan het officiële afgesproken programma was er tijd om een kort bezoekje te brengen aan 'The Beinecke Rare Book and Manuscript Library' (http://www.library.yale.edu/beinecke). Zo werd het erg vroege opstaan toch nog beloond. De collectie bevindt zich in de centrale toren met doorzichtige wanden (180.000 banden), zeer indrukwekkend om er aan de buiten zijde om heen te lopen, en in ondergrondse magazijnen (meer dan 1.000.000 banden). Deze collecties zijn niet vrij toegankelijk.
In de openbare ruimte viel onder meer de Gutenberg bijbel te bewonderen; in plm. 1455 gedrukt door Johannes Gutenberg uit Mainz in Duitsland. Dit boek wordt beschouwd als het eerste wat in het westen niet met de hand gekopieerd is. Ook valt er permanent 'Audubon's Birds of America' te bezichtigen.
Het algemene programma voor de gehele groep werd zeer gedisciplineerd en in een voortvarend tempo begeleid door Danuta Nitecki ('Associate Librarian for Public Services'), op een goede Amerikaanse wijze, en achtereenvolgens gepresenteerd door:
Scott Bennett ('University Librarian'), met een overzicht van de structuur van de organisatie van de informatievoorzieningen. Toen Scott Bennett 6 jaar geleden aantrad moesten enorme beslissingen genomen worden. Een grote uitdaging was om de conversieslag te maken naar een online catalogus (daarvoor was 15 miljoen dollar nodig). Per jaar worden 160.000 banden in de collectie opgenomen. Scott Bennett had aan het organisatiecomité reeds een brief gestuurd (zie blz. 38 en 39 van 'Library Tour 2000') zijnde een modificatie van een woord van welkom op de site van de bibliotheek van Yale http://www.library.yale.edu/NERL/public/
'Liblicense: Licensing Digital Information': http://www.library.yale.edu/~llicense/index.shtml
'Managing Electronic Resources at Yale University Library': http://www.library.yale.edu/ecollections/eresmanage.html
Paul Conway ('Head Preservation Department') en Joan Swanekamp ('Head Cataloging Department'):
Het proces van catalogiseren, plaatsen en onderhouden (vervangen, repareren, conserveren, etc.) van collecties.
Joan beschrijft trends en uitdagingen. Er moet in deze tijd efficiënt en kosten-effectief gewerkt worden (hulp van OCLC, de technologie en allerlei andere beschikbare bronnen). Binnen 2 jaar moet een conversie van 2 miljoen records naar een nieuw bibliotheeksysteem te doen zijn. Er wordt ook gedacht aan elektronische catalogi in verschillende talen (binnen een paar jaar). Paul Conway toont een management model voor het werk in zijn afdeling. Opnieuw werd informatie uitgereikt:
'Catalogers at Yale: by unit': http://www.library.yale.edu/cataloging/admin/catdepts.htm
'Preservation@Yale -- A Management Model'
'Acquisitions Department Staff Organization'
Fred Martz (‘Director Library Systems Office’): Het onderhouden en ondersteunen van het bibliotheeksysteem en van de digitale bibliotheek. Martz brengt de toehoorders o.a. onder de aandacht:
‘Information Technology Services’ (ITS; http://www.yale.edu/its)
‘Yale University Library Systems Office’ (LSO; http://www.library.yale.edu/~lso/); bestaat uit ‘Database Administration’, ‘Workstation Support Group’ en ‘Programming Group’.
‘Yale University Library Research Workstation’: http://www.library.yale.edu/pubstation/workstat.html; de gebruiker kan doorklikken naar ‘Orbis/Yale Library Catalogs’, ‘Databases and Electronic Journals’, ‘Subject Guides’, ‘Search this Site’, ‘Library Information’, ‘Starting Research’ en ‘Library Catalogs: Local and Worldwide’.
Het ‘Luna Project’ ‘Imaging America: From Project to Program; Classroom Use of Digital Images’: http://www.library.yale.edu/~fmartz/Luna_for_DLF_Text.ppt.
Het nieuwe systeem API (‘Application Programming Interface’).
Een ‘Performance Catalogue’ (moet over 2 jaar compleet zijn).
Archiveringsproject.
Nog zeer weinig studenten op deze universiteit doen aan afstandsonderwijs; ze studeren over het algemeen op de campus.
Alan Solomon ('Head Research Services and Collections Department')
Bibliografische ondersteuning en leren van informatievaardigheden.
Aan het geven van bibliotheekinstructies wordt veel aandacht geschonken (http://www.library.yale.edu/instruction). Op een gegeven moment moeten de studenten zichzelf kunnen redden. De aangeleerde vaardigheden zijn niet alleen voor de cursisten van belang: het is de bedoeling dat ze later (in hun werk) dat doorgegeven. Er wordt verwezen naar een artikel op: http://www.libraries.rutgers.edu/is/projects/objectives/intro.htm
Jake (http://jake.med.yale.edu/), 'Jointly Administered Knowledge Environment' is een bijzondere en zeer indrukwekkende referentiebron, ontwikkeld op de 'Yale University' en voor iedereen vrij toegankelijk.
|
| | |
|
 |
|
