Het VB zal de ALV ter vergadering voorstellen de eerder gepubliceerde concept agenda in onderstaande gewijzigde vorm vast te stellen (betreft met name de agendapunten 4b en 5; in gewijzigde vorm gepubliceerd op 5 december 2008)

Nederlandse Vereniging voor Beroepsbeoefenaren in de bibliotheek-, informatie- en kennissector (NVB)

Agenda Algemene Leden Vergadering NVB
te houden op 10 december 2008 van 16.00-17.00 uur, in de UB Utrecht.   

1. Opening en vaststelling agenda

2. Mededelingen

3. Concept verslag ALV 10 december 2007 (20071210 concept verslag ALV).
 
4. Bestuursaangelegenheden
 
4a Verantwoording organisatorische gang van zaken NVB Verenigingsbureau.
De voorzitter zal namens het VB ter vergadering verantwoording afleggen over de organisatorische gang van zaken sinds het besluit tot herstructurering van het NVB Verenigingsbureau.

4b. Bestuursverkiezingen
 Voorstel agendapunt 4b: Bestuursverkiezing

 De NVB2.0 groep en het Verenigingsbestuur hebben na het publiceren van de concept  agenda voor de Algemene Leden Vergadering van 10 december 2008 overleg gevoerd. Dit  overleg vond op een zeer constructieve wijze plaats en heeft geleid tot het volgende  voorstel:

 Samenstelling Verenigingsbestuur
 Het VB stelt voor te voorzien in de vacatures in het Verenigingsbestuur en om een nieuwe  voorzitter te benoemen. De door de ALV eerder gegeven extra termijn van de huidige  voorzitter, Bas Savenije, en van de Penningmeester, Nick Vos, zijn verlopen, dus treden zij af.

 De procedurele consequenties van het voorstel van het VB zijn dat per direct:

 - de ALV een aantal nieuwe bestuursleden benoemt conform de onderstaande voordrachten:

 (1) Het VB stelt voor om mw. Dorine Korsten te benoemen als lid van het Verenigingsbestuur.
 Toelichting: Dorine Korsten is voorgedragen door de gezamenlijke afdelingen HB,WB en  LWSVO (cluster 2) en heeft, vooruitlopend op de formalisering door de ALV, op 03-07-2008 al  zitting genomen in het VB; zij is Marjolein Nieboer opgevolgd.

 (2) Het VB stelt voor om mw. Emke Clifford Kocq van Breugel te benoemen als lid van het  Verenigingsbestuur.
 Toelichting: mw. Emke Clifford Kocq van Breugel  is voorgedragen door de gezamenlijke  afdelingen BMI, JI en SB (cluster4).

 3) Het VB stelt voor om mw. Margo Blikman te benoemen als lid van het Verenigingsbestuur.
 Toelichting: mw. Blikman is voorgedragen door de afdeling Prissma (cluster 1)
 
 (4) en (5) Het VB stelt voor om dhr. Peter Evers en dhr. Bart van der Meij te benoemen als lid  van het Verenigingsbestuur op openstaande kwaliteitszetels.
 Toelichting: dhr Peter Evers en dhr. Bart van der Meij zijn voorgedragen door de leden die  zich hebben verenigd in NVB 2.0.

 (6) de ALV een nieuwe voorzitter, zijnde dhr. Jacques Malschaert, benoemt;

 - het Verenigingsbestuur uit zijn midden een Penningmeester aanwijst.

 Commissie
 De ALV verzoekt het Verenigingsbestuur in de eerstvolgende vergadering van het VB een  ad hoc-commissie (conform art. 12 van het Huishoudelijk Reglement)  te benoemen die zich in  samenspraak met leden, afdelingen en VB, zal toeleggen op:
 (a) in kaart brengen huidige status quo van de Vereniging,
 (b) uitwerken van een nieuw beleidsplan en
 (c) een plan van aanpak voor het eerstkomende jaar.

 Het huidige beleidsplan en de stellingen zoals geformuleerd door de NVB 2.0 groep worden  hierbij als belangrijke input gebruikt.

 De commissie zal 6 maanden na benoeming aftreden en periodiek verslag doen van haar  bevindingen en voorstellen in overleg met het VB. Tijdens de volgende ALV vindt een  terugkoppeling plaats in de vorm van een presentatie door de commissie.

 Ter vergadering zal het VB het voorstel verder toelichten.

 Uit het Huishoudelijk Reglement:
 Artikel 12 (artikel 11 Statuten)
 
  1.a. Bij de instelling dient te worden bepaald of de commissie een permanente of een ad hoc commissie zal zijn; een schriftelijke taakomschrijving dient door het Verenigingsbestuur te worden verstrekt.
b. De taakomschrijving dient te omvatten: omschrijving van het werkterrein; de te volgen procedures; de tijdsduur van  de activiteiten.
 
 2.  Ad hoc commissies worden na het volbrengen van hun taak ontbonden.
 
 3.a. De leden van de Commissie worden benoemd door het Verenigingsbestuur.
   b. Het Verenigingsbestuur bepaalt per geval of een commissiecoördinator uit het Verenigingsbestuur aan de te  vormen Commissie moet worden toegevoegd.
 
 4.  De Commissie kiest uit haar midden een voorzitter en secretaris.
 
 5.  Een Commissie rapporteert periodiek aan het Verenigingsbestuur over haar activiteiten; leder jaar vóór 15 februari  verstrekt de commissie een kort verslag over haar activiteiten aan het Verenigingsbestuur ter publikatie in het  jaarverslag van de vereniging.
 
 6.  Commissies treden niet zelfstandig naar buiten zonder toestemming van het Verenigingsbestuur.
 
 7.  Op commissieleden is artikel 7.5 van dit reglement van toepassing.

-Ter Informatie. Het huidige Verenigingsbestuur bestaat uit Bas Savenije (voorzitter), Nick Vos (Penningmeester) Johan F. Steenbakkers (Secretaris) en de leden: Jacques Malschaert, Erna Winters. In afwachting van een definitieve voordracht neemt Jan Verhoeven het bestuurslidmaatschap voor cluster 4 waar.
 -In 2008 afgetreden bestuursleden.  
Marjolein Nieboer (per 03-07-2008); Bart van der Meij (per 17-09-2008); Margo Blikman (per 17-09-2008); Ger Bijster (per 07-10-2008; vertegenwoordiger voor cluster 4, wordt tijdelijk vervangen door Jan Verhoeven, Secretaris afdeling SB).
 
5. Jaarstukken 2007
Door omstandigheden is bij het opstellen van de jaarstukken voor 2007 nogal wat vertraging opgetreden. Onder meer door een nieuwe opzet van de boekhouding NVB wordt verwacht dat de afronding van de jaarstukken 2008 vlotter zal verlopen.   

-Jaarverslag 2007 (0802 ALV)
Toelichting: Het bijgevoegde stuk wordt voorgelegd ter vaststelling van de tekst op hoofdlijnen.

-Concept Jaarrekening 2007 (0804 ALV), met begeleidende brief van de accountant (0803 ALV) 
Toelichting: Door onze accountant is voor 2007 een concept Jaarrekening opgesteld; deze is definitief op een paar zaken na (zoals BTW en vennootschapsbelasting) die nog steeds worden uitgezocht. De voorlopige jaarrekening 2007 wordt daarom hierbij alleen ter informatie aan de ALV voorgelegd, zodat Nick Vos, als de verantwoordelijke penningmeester een toelichting kan geven en een inhoudelijke discussie gevoerd kan worden. Bij de eerstvolgende ALV zal dan om decharge gevraagd worden op basis van de definitieve jaarrekening 2007.

6. Financiële zaken 2008 en 2009
-Voorlopige realisering 2008 en Herziene Begroting 2008 (0805 ALV) met toelichting (0805a ALV).
Toelichting: Bij gebrek aan een goed financieel overzicht over 2007 ten tijde van het opstellen van de begroting 2008, is destijds een voorlopige begroting 2008 opgesteld. Mede in verband met het vaststellen van de begroting voor 2009 wordt naast de voorlopige realisatie 2008 ook een herziene begroting 2008 voorgelegd.
-Concept Begroting 2009 (0806 ALV) met een aparte toelichting (0806a ALV)
 Toelichting: De conceptbegroting 2009 bouwt voort op 2007 / 2008. Voorgesteld wordt deze  begroting 2009, te beschouwen als een werkbegroting en in de eerstvolgende ALV de  definitieve begroting 2009  te presenteren, waarbij gebruik gemaakt zal worden van de  definitieve cijfers van 2007 en 2008.

7. Vaststellen contributies 2009 (0807 ALV)
Zoals vorig jaar al is besproken wordt voorgesteld om de contributies nog eenmaal te verhogen en wel met hetzelfde percentage als vorig jaar. Dit is noodzakelijk om minder afhankelijk te worden van de wisselende inkomsten van het jaarcongres en de OCN.

8. Rondvraag

9.  Sluiting

Johan F. Steenbakkers
Secretaris NVB

20071210 concept verslag ALV
Gewijzigde agenda 10-12-2008
0802 ALV
0805 ALV
0805a ALV
0806 ALV
0806a ALV
0807 ALV
0808 ALV